數字化轉型

怎樣制定IT預算計劃?

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IT預算制定過程非常復雜,對于厭惡數字或預算制定以及申請過程的IT主管來說,這可能是一項艱難的工作。本文可以幫助IT主管簡化預算流程,了解如何將預算當做工具來規劃和驗證IT戰略,并通過預算計劃提高企業競爭力。

概要

什么是預算?

IT預算是將公司的資金分配給各種IT項目的過程。這些開支可能包括硬件和人員配備等經常性開支,也可能是專門用于固定期限項目或計劃的開支。在一些公司中這是一項年度工作,有些公司可能會在制定每個計劃時要求預算。

為什么預算很重要?

預算很重要,因為它提供資金來維持部門的運轉。除了維持部門運轉以外,預算也是識別和執行重點IT計劃的一個重要方法。

IT預算對誰有影響?

雖然IT預算通常由IT領導制定和提交,但是每個人都可以參與預算的制定。員工在一年中將要從事的項目工作是由預算決定的,所以這是一個至關重要的步驟。

IT預算制定技巧是什么?

優秀的預算應該是企業IT策略的數字表達,它能夠被很好地溝通和理解,并且應該順利獲得批準。

什么是IT預算?

IT預算是將公司的資金分配給各種IT項目的過程,這個過程中最糟糕的情況是預算被削減。有些公司不顧正常預算程序,將預算增加了一倍或兩倍。不管預算審批者是IT部門的還是財務部門的,他們都對預算有大致概念,申請者的預算超過實際金額的部分越多,預算被削減得就越嚴厲。

預算應該是IT戰略的一種財務表現,而不是試圖獲得其他利益的途徑。如果您一直在討論將基礎設施遷移到云的策略,并強調過程中要節省開支,那您的預算應該反映這些信息,并有增加項目開支的理由。簡而言之,預算中的所有內容都應該反映您的IT戰略。并且,如果您已經與預算審批者很好地溝通過IT戰略,那么預算流程要做的就只是調整金額而不是證明相關支出的原因。

IT預算可以劃分為不同的類別,這取決于您的部門及其結構的復雜性。通常來說,您可以按照下面的方式來制定您的預算,從每個子類別“向上滾動”到父類別,從而創建一個總預算:

成熟的公司可能會嘗試將IT預算分配給IT支持的各個部門或組織,IT支持甚至向該部門收取費用。這種方法給預算制定過程帶來極大的復雜性,因此不應輕易進行。

為什么IT預算很重要?

如果沒有預算計劃,您可能會在申請預算時被迫要求證明其合理性,從而導致大量不必要的工作。規模較小的企業可能更愿意使用定期預算流程,IT支出曾經只是以實際支出來計算 ,或者只是在口頭交談確定,現在已經可以通過預算流程整合使資金使用變得更加透明。

與項目計劃一樣,預算提供了部門工作計劃及資金需求的整體情況。它可以讓您快速確定某個領域的資源是否被過度使用。它還可以讓您將該支出與類似的企業進行比較。在顧問的幫助下,或者僅僅只是給同行打個電話,您就可以進行比較以確定您在特定區域的支出與同行相比有何不同。

不要只把預算作為資金申請單,而是把預算當做工具體現和驗證您的IT戰略以及未來發展計劃。比如,如果您想充實您的團隊來進行業務轉型,但是卻沒有足夠的招聘或培訓預算,這樣的戰略是注定失敗的。同樣的,預算可以讓您快速確定哪些地方可能會超支。

不要把預算僅僅看作是管理流程,而是將其視為IT戰略的驗證和支持工具。如果還未制定正式的IT戰略,預算流程可以幫助您調查需要改進的領域,實現更具戰略性的IT管理。

IT預算對誰有影響?

無論您是否愿意制定IT預算,它們也受到整個企業的限制。如果企業效益不好或者預算緊縮,那么不管您的計劃多正確合理,可能會遭到削減。

預算也會影響你的外部合作伙伴。從軟件供應商到戰略顧問,他們大多數都希望您的預算越高越好,但是不論您的預算有多少,他們都會從中獲得利益。所以他們肯定會從有利于自身的利益出發提供解決方案。這些企業可能會提供有價值的信息,所以他們的信息也能作為參考。但是要注意的是,他們所提供的信息可能與您的利益并不一致。

IT預算制定技巧有哪些?

預算對企業多個方面都有很深的影響,而且預算制定過程中會耗費大量時間和精力,顯而易見,這是一個復雜又繁瑣的過程。然而,預算確實是您的部門或整個企業在未來一年內的戰略和方向的財務表現。理想情況下,預算的制定應在前一個預算獲得批準后立即開始,并將之前的預算作為起點。根據去年的預算來檢查今年可能的支出,當看到更有效地分配資金的方法時來更新預算計劃。

在預算到期前幾個月時,回顧去年的預算和今年的開支,找出可以減少或重新分配的領域。當到達預算周期時,您如果已經用去年的預算啟動了一些項目,這證明去年的預算是成功的。

有些企業對預算有更嚴格的要求。因此,如果您所在的企業要求證明每個項目的合理性,那么制定預算時就要處處體現該項目的合理性,并且與審批部門及時溝通您的項目且達成共識,這點非常重要。如果審批部門在一開始就了解項目的目標、影響等信息,那么在審批大規模IT項目預算時會更容易通過。同樣的,如果他們已經就您的項目達成共識,后期可能就不會再削減預算了。就算必須要削減,也會為您制定對項目影響最小的削減方案。

如果您還沒有具體的IT策略,請在預算期內制定一個計劃,具有可行性的計劃才能最大的保證預算不被質疑或削減。

最后,如果您面臨預算被大規模削減,一定要注明預算削減對項目所產生的影響。

在審核預算時,請記住,這不僅是為您的部門提供資金,而且是項目和能力優先級的體現。在企業預算有限的情況下,與審批者積極溝通項目情況、合作確定預算削減計劃和預算對企業的影響是有必要的。您的預算與過去的預算結果越接近,就越容易證明這筆預算支出是合理的。

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